Availability & Leave
Vit hvem som kan jobbe før du lager vaktplanen.
Tilgjengelighet og fravær hører hjemme i planleggingen, ikke spredt i meldinger.
Ansatte melder når de kan jobbe og søker fri på ett sted. Ledere behandler og bestemmer. Planleggeren ser resultatet mens vaktplanen fortsatt lages, ikke etter at den er publisert.
30 dager · Inntil 4 ansatte · Uten kredittkort · Personlig onboarding
Slutt å planlegge fra meldinger og hukommelse
Informasjonen finnes. Den ligger bare aldri samme sted som vaktplanen.
Tilgjengelighet kommer i en gruppechat. Ferieønsket kommer på e-post. Noen nevner en legetime i gangen. En lapp havner på pulten. Så prøver planleggeren å huske hvem som ikke kan jobbe neste tirsdag.
Hvor det vanligvis ligger
- Tilgjengelighet i en gruppechat
- Ferieønsker på e-post
- En lapp på pulten
- Et muntlig løfte fra tre uker siden
- Et regneark bare én person holder ved like
1. Ansatt melder inn
Tilgjengelighet og fraværssøknader sendes i Timento i stedet for som melding.
2. Leder behandler
Søknadene kommer ett sted, med datoene og konteksten som trengs for å bestemme.
3. Synlig i planleggingen
Godkjent fravær og kjent tilgjengelighet er synlig mens uken bygges.
4. Bedre vaktplan
Færre overraskelser, færre rettelser etter publisering, færre gjentatte samtaler.
Målet er ikke mer administrasjon. Målet er at vaktplanen speiler teamet du faktisk har.
To forskjellige ting
Tilgjengelighet er ikke det samme som fravær.
De blandes ofte sammen, og det er nettopp derfor planleggingen glipper. Timento holder dem adskilt, fordi de svarer på hvert sitt spørsmål.
Tilgjengelighet
Når noen normalt kan jobbe
Informasjon fra den ansatte om egen arbeidstilgjengelighet. Det er kontekst for planleggeren, ikke en søknad som skal avgjøres.
- Meldt inn av den ansatte
- Beskriver normal arbeidstilgjengelighet
- Brukes som planleggingskontekst
- Holdes oppdatert av den ansatte
Fravær
En søknad om fri
En konkret søknad om dager borte fra jobb. Den følger en behandlingsflyt og ender i godkjenning eller avslag.
- Sendes med datoer og kontekst
- Behandles av en leder
- Godkjennes eller avslås
- Godkjent fravær er synlig i planleggingen
Tilgjengelighet sier hvem som kan planlegges. Godkjent fravær sier hvem som ikke skal planlegges. Det er skillet som gjør begge deler brukbare.
Tilgjengelighet fra ansatte
De som kjenner tilgjengeligheten best, er de som har den.
Ansatte melder når de kan jobbe samme sted som de sjekker vaktplanen, slik at planleggeren slipper å samle det inn manuelt hver uke.
Meldt av den ansatte
Tilgjengeligheten legges inn av den det gjelder, i ansattportalen, ikke skrevet av fra en melding av lederen.
Synlig under planlegging
Planleggeren ser hvem som er tilgjengelig før vaktene plasseres, ikke etterpå.
Alltid oppdatert
Når noe endrer seg, oppdaterer den ansatte det én gang, og alle jobber ut fra samme bilde.
Én kilde
Ingen parallelle regneark, ingen egen tilgjengelighetsliste, ingen rekonstruksjon fra chatlogg.
Her betyr det mest
- Deltidsteam
- Studenter med varierende timeplan
- Sesongansatte
- Fleksible team og tilkalling
- Ansatte på tvers av avdelinger
Tilgjengelighet er planleggingsinformasjon, ikke et løfte om timer. Lederen bestemmer fortsatt hva som planlegges.
Fraværsflyt
Én vei for hver fraværssøknad.
Fra den ansatte sender søknaden til planleggeren ser resultatet, følger fraværet samme rute.
- 01
Ansatt søker
Den ansatte sender fraværssøknaden i ansattportalen, med datoer og kontekst som hjelper avgjørelsen.
- 02
Leder behandler
Søknaden dukker opp der lederen allerede jobber, ved siden av vaktplanen den påvirker.
- 03
Godkjenn eller avslå
Lederen bestemmer. Den ansatte får resultatet i stedet for å måtte spørre igjen en uke senere.
- 04
Planleggingen ser resultatet
Godkjent fravær er en del av planleggingsbildet mens vaktplanen bygges.
Timento støtter søknaden, behandlingen, avgjørelsen og synligheten i planleggingen. Det beregner ikke lovfestede rettigheter og kjører ikke lønn.
Koblet til Smart Scheduling
En vaktplan bør ikke starte på et tomt rutenett.
Når uken skal planlegges, har Timento allerede personalinformasjonen som avgjør hva en realistisk vaktplan er.
Tilgjengelighet
Hvem som har meldt at de kan jobbe, og når.
Godkjent fravær
Hvem som har fri, slik at ingen planlegges inn i avtalt fritid.
Kontraktstimer
Hvordan planlagte timer står i forhold til avtalt stillingsprosent.
Roller og kompetanse
Hvem som er satt opp for arbeidet, slik at dekning betyr kvalifisert dekning.
Timento lager ikke vaktplanen for deg ut fra tilgjengelighet. Det gir planleggeren konteksten til å lage en bedre plan, raskere.
Utforsk Smart SchedulingFærre konflikter før publisering
Fang det i planen, ikke på dagen.
Conflict Detection varsler mens vaktplanen fortsatt er et utkast, slik at en feil forblir et planleggingsproblem i stedet for å bli den ansattes problem.
- Noen er planlagt i godkjent fravær
- En vakt som ikke stemmer med meldt tilgjengelighet
- Overlappende vakter på samme person
- Planlagte timer som passerer kontraktstimene
- Vakter uten kvalifisert dekning
Conflict Detection støtter planleggeren med signaler basert på informasjonen Timento har. Det er en hjelp i gjennomgangen, ikke en garanti for at alle regler håndheves automatisk.
Ledige vakter og tilgjengelighet
Når en vakt fortsatt mangler dekning.
Tilgjengelighet sier hvem som kan ta arbeidet. Open Shifts er måten arbeidet tilbys på, uten en runde med telefoner.
Publiser hullet
En udekket vakt publiseres til teamet i stedet for å løses med enkeltmeldinger.
Ansatte svarer
Ansatte som kan ta vakten, kan melde seg fra ansattportalen.
Lederen bestemmer
Ingenting tildeles automatisk. Lederen bekrefter hvem som tar vakten.
Open Shifts gjør en mulighet synlig. Det er ingen markedsplass, og ingen blir tildelt automatisk.
Vaktbytte
Ansatte kan avtale endringen, lederen tar avgjørelsen.
Noen ganger er svaret verken fravær eller en ledig vakt, men to kolleger som kan bytte. Det hører hjemme i samme strukturerte flyt.
- 1Ansatte avtaler bytte
- 2Forespørselen går til lederen
- 3Lederen godkjenner eller avslår
- 4Vaktplanen viser resultatet
Et bytte trer først i kraft når det er godkjent. Timento skaffer ikke vikarer automatisk.
Selvbetjening for ansatte
Færre avbrytelser, bedre informasjon.
Det meste av trafikken rundt tilgjengelighet og fravær er rutine. Når den går i en strukturert flyt i stedet for direktemeldinger, får lederen tid tilbake og den ansatte et tydelig svar.
- Se egen vaktplan og egne timer
- Melde og oppdatere tilgjengelighet
- Søke fravær og se avgjørelsen
- Svare på ledige vakter
- Foreslå vaktbytte til godkjenning
Rutinemessig personalinformasjon samles i én flyt i stedet for å gjenta seg i chat, telefoner og gangsamtaler.
Se ansattportalenOversikt for lederen
Se hva som venter på en avgjørelse, uten å lete.
Lederens spørsmål er enkelt: hva venter på meg, og hva gjør det med planen.
Søknader til behandling
Fraværssøknader som venter på svar er synlige, ikke begravd i en innboks.
Konsekvens for planen
Søknaden vurderes ved siden av perioden den påvirker, slik at effekten på bemanningen er tydelig.
Et tydelig resultat
Når avgjørelsen er tatt, kommuniseres den og vises i planleggingen, uten en oppfølgingsmelding.
Dette er driftsoversikt for lederen som planlegger arbeidet, ikke et eget analyseprodukt for fravær.
Fraværstyper og saldoer
Ærlig om hvor grensen går.
Fravær i Timento er operativt: søknad, behandling, avgjørelse og konsekvensen for planen. Det er bevisst ikke en motor for lovfestet ferie.
Dette støtter Timento
- Fraværssøknader sendt av ansatte
- Behandling med godkjenning eller avslag
- Godkjent fravær synlig under planlegging
- Der saldoer brukes, ligger de ved siden av søknaden i stedet for i en egen fil
- Timer og fraværskontekst videre til lønnsklar rapportering
Dette lover Timento ikke
- Beregning av lovfestede rettigheter per land
- Automatisk opptjening eller feriebank
- Lønnsmessig ferieregnskap
- Garantier for etterlevelse av nasjonal ferielovgivning
Trenger du administrasjon av lovfestet ferie, behold systemet som gjør det. Timento dekker den operative siden og kobler til rapportering der det støttes.
Derfor betyr tilgjengelighet noe
Hver bransje har sin egen tilgjengelighetsutfordring.
Mønsteret er likt, årsaken er forskjellig.
- HotellDeltidsteam og serviceteam som endrer seg fra uke til uke.
- RestaurantTilgjengelighet på kveld og helg avgjør om en service er dekket.
- VarehandelHelg og kveld i et team av studenter og deltidsansatte.
- ProduksjonSkiftdekning der planlagt fravær må være kjent i god tid.
- ArrangementMidlertidige og fleksible mannskaper med tilgjengelighet som endrer seg per prosjekt.
- Fritid og opplevelserSesong- og helgeansatte med tilgjengelighet som følger sesongen.
- ServicebransjenFast oppdragsdekning der ett fravær påvirker en kundeavtale.
Når hukommelsen slutter å være et system
Med fem ansatte husker du. Med tretti gjør du ikke det.
Strukturert tilgjengelighet og fravær er sjelden det første et lite team trenger. Det blir avgjørende akkurat når lederen ikke lenger klarer å holde alt i hodet.
Lite team
Hukommelsen holder
En håndfull ansatte, én planlegger, og alle vet hvem som har fri neste uke.
Voksende team
Hukommelsen lekker
Flere folk, flere søknader, flere meldinger, og den første vakten planlagt midt i noens godkjente ferie.
Strukturert
En flyt i stedet for hukommelse
Tilgjengelighet og fravær ligger ett sted, og vaktplanen leser fra det hver uke.
På tvers av flere lokasjoner jobber ledere med fravær og tilgjengelighet for teamene de har ansvar for.
Riktig informasjon
En planlegger trenger konsekvensen, ikke diagnosen.
Fraværsinformasjon bør holdes operativ. Det som betyr noe for planleggingen er datoene, statusen og effekten på bemanningen.
- Datoer og varighet for søknaden
- Status: sendt, godkjent eller avslått
- Effekten på dekningen i perioden
- Tilgang som følger rollen den enkelte har
Timento er ikke laget for å samle sensitive helseopplysninger som del av en fraværssøknad. Behandling av personopplysninger følger personvernerklæringen vår.
Fra people til plan
Én sammenhengende flyt, fra ansatt til publisert vaktplan.
Availability & Leave er koblingen mellom People Management og Smart Scheduling. Alt nedstrøms blir mer presist av det.
- Ansatt
- Tilgjengelighet / fraværssøknad
- Behandling
- Planleggingskontekst
- Vaktplan
- Publish & Notify
Hvert steg mater det neste. Det er forskjellen på en vaktplan bygget på data og en vaktplan bygget på hukommelse.
Systemgrenser
Hva dette er, og hva det ikke er.
Å være tydelig på grensene er en del av å være nyttig.
Timento er
- En operativ flyt for tilgjengelighet og fravær
- Planleggingskontekst for Smart Scheduling
- En strukturert vei for søknad og godkjenning
- En kobling mellom People Management og vaktplanen
- En kilde til timer og fraværskontekst for lønnsklar rapportering
Timento er ikke
- Et fullverdig HR-system
- En plattform for ansattgoder
- En kalkulator for lovfestet ferie
- En motor for lønnsrettigheter
- Et medisinsk eller bedriftshelsejournalsystem
Timento dekker workforce operations og kobler seg til systemene rundt der det støttes.
Spørsmål og svar
Tilgjengelighet og fravær, forklart
Hvordan tilgjengelighet og fraværssøknader blir planleggingsinformasjon i Timento.
Hva er forskjellen på tilgjengelighet og fravær i Timento?
Tilgjengelighet er informasjon fra den ansatte om når hen normalt kan jobbe. Det er planleggingskontekst, ikke en søknad. Fravær er en konkret søknad om fri som lederen godkjenner eller avslår, og godkjent fravær er synlig når vaktplanen bygges. Timento holder de to adskilt med hensikt.
Hvordan melder ansatte inn tilgjengeligheten sin?
Ansatte melder når de kan jobbe i ansattportalen, samme sted som de sjekker vaktplanen. Fordi den det gjelder legger det inn selv, slipper planleggeren å samle inn tilgjengelighet fra meldinger hver uke.
Hvordan fungerer en fraværssøknad?
Den ansatte sender søknaden med datoer og kontekst, lederen behandler den ved siden av vaktplanen den påvirker, og søknaden godkjennes eller avslås. Når fraværet er godkjent, er det en del av planleggingsbildet i stedet for en overraskelse på dagen.
Varsler Timento hvis jeg planlegger noen i godkjent fravær?
Conflict Detection varsler mens vaktplanen fortsatt er et utkast, blant annet om vakter som kolliderer med godkjent fravær, overlappende vakter og planlagte timer som passerer kontraktstimene. Det er en hjelp i gjennomgangen basert på informasjonen Timento har, ikke en garanti for at alle regler håndheves automatisk.
Holder Timento styr på feriesaldoer og lovfestede rettigheter?
Der saldoer brukes, ligger de ved siden av søknaden i stedet for i en egen fil. Timento beregner ikke lovfestede rettigheter per land, håndterer ikke opptjening eller feriebank, og fører ikke lønnsmessig ferieregnskap. Det dekker den operative flyten for søknad, godkjenning og planlegging.
Hva skjer når en vakt fortsatt mangler dekning?
Vakten kan publiseres som en ledig vakt slik at ansatte som kan ta den melder seg, eller to kolleger kan foreslå et vaktbytte. Ingenting tildeles automatisk, og lederen bekrefter resultatet.
Hvilken informasjon ser lederen i en fraværssøknad?
Det som betyr noe for planleggingen: datoene, statusen og effekten på bemanningen. Timento er ikke laget for å samle sensitive helseopplysninger i en fraværssøknad, og tilgang følger rollen den enkelte har.
Erstatter dette HR-systemet vårt?
Nei. Timento er workforce operations rundt tilgjengelighet, fraværssøknader og planlegging, med timer og fraværskontekst videre til lønnsklar rapportering. Det er verken et HR-system, en plattform for ansattgoder eller en kalkulator for lovfestet ferie.
Færre overraskelser i planen. Færre gjentatte samtaler.
Prøv Timento i 30 dager med inntil fire ansatte og se hva som endrer seg når tilgjengelighet og fravær havner i planen i stedet for i innboksen.
30 dager · Inntil 4 ansatte · Uten kredittkort · Personlig onboarding