Availability & Leave
Weet wie er kan werken voordat je de planning maakt.
Beschikbaarheid en verlof horen in de planning thuis, niet verspreid over berichten.
Medewerkers geven op één plek door wanneer ze kunnen werken en vragen daar ook verlof aan. Managers beoordelen en beslissen. De planner ziet het resultaat terwijl het rooster nog gemaakt wordt, niet pas na publicatie.
30 dagen · Tot 4 medewerkers · Geen creditcard · Persoonlijke onboarding
Stop met plannen vanuit berichten en geheugen
De informatie bestaat. Alleen nooit op dezelfde plek als het rooster.
Beschikbaarheid komt binnen in een groepsapp. Een vakantieaanvraag komt per mail. Iemand noemt een doktersafspraak in de gang. Een briefje belandt op het bureau. En dan probeert de planner te onthouden wie er volgende week dinsdag niet kan.
Waar het meestal ligt
- Beschikbaarheid in een groepsapp
- Vakantieaanvragen per mail
- Een briefje op het bureau
- Een mondelinge toezegging van drie weken geleden
- Een spreadsheet die één persoon bijhoudt
1. Medewerker geeft door
Beschikbaarheid en verlofaanvragen komen binnen in Timento in plaats van als bericht.
2. Manager beoordeelt
Aanvragen komen op één plek binnen, met de datums en context om te kunnen beslissen.
3. Zichtbaar in de planning
Goedgekeurd verlof en bekende beschikbaarheid zijn zichtbaar terwijl de week wordt opgebouwd.
4. Beter rooster
Minder verrassingen, minder correcties na publicatie, minder herhaalde gesprekken.
Het doel is niet meer administratie. Het doel is dat het rooster het team weerspiegelt dat je echt hebt.
Twee verschillende dingen
Beschikbaarheid is niet hetzelfde als verlof.
Ze worden vaak door elkaar gehaald, en precies daar gaat de planning mis. Timento houdt ze uit elkaar, omdat ze een andere vraag beantwoorden.
Beschikbaarheid
Wanneer iemand normaal kan werken
Informatie van de medewerker over de eigen werkbeschikbaarheid. Het is context voor de planner, geen aanvraag waarover besloten moet worden.
- Doorgegeven door de medewerker
- Beschrijft normale werkbeschikbaarheid
- Wordt gebruikt als planningscontext
- Wordt door de medewerker actueel gehouden
Verlof
Een aanvraag voor vrije tijd
Een concrete aanvraag voor dagen weg van het werk. Die volgt een beoordelingsflow en eindigt in goedkeuring of afwijzing.
- Ingediend met datums en context
- Beoordeeld door een manager
- Goedgekeurd of afgewezen
- Goedgekeurd verlof is zichtbaar in de planning
Beschikbaarheid vertelt wie je kunt inplannen. Goedgekeurd verlof vertelt wie je niet mag inplannen. Dat onderscheid maakt allebei pas bruikbaar.
Beschikbaarheid van medewerkers
Wie de beschikbaarheid het beste kent, is degene die hem heeft.
Medewerkers geven door wanneer ze kunnen werken op dezelfde plek waar ze hun rooster bekijken, zodat de planner het niet elke week handmatig hoeft op te halen.
Door de medewerker zelf
Beschikbaarheid wordt ingevoerd door degene om wie het gaat, in het medewerkersportaal, niet overgetypt uit een bericht.
Zichtbaar tijdens het plannen
De planner ziet wie beschikbaar is vóórdat de diensten geplaatst worden, niet achteraf.
Altijd actueel
Verandert er iets, dan werkt de medewerker het één keer bij en werkt iedereen met hetzelfde beeld.
Eén bron
Geen los spreadsheet, geen aparte beschikbaarheidslijst, geen reconstructie uit de chatgeschiedenis.
Hier telt dit het zwaarst
- Parttime teams
- Studenten met wisselende roosters
- Seizoenskrachten
- Flexibele en oproepteams
- Medewerkers op meerdere afdelingen
Beschikbaarheid is planningsinformatie, geen toezegging van uren. De manager bepaalt nog steeds wat er ingepland wordt.
Verlofstroom
Eén route voor elke verlofaanvraag.
Van het moment dat een medewerker hem indient tot het moment dat de planner het resultaat ziet, volgt verlof dezelfde weg.
- 01
Medewerker vraagt aan
De medewerker dient de verlofaanvraag in via het medewerkersportaal, met de datums en context die helpen bij de beslissing.
- 02
Manager beoordeelt
De aanvraag komt binnen waar de manager al werkt, naast het rooster dat het raakt.
- 03
Goedkeuren of afwijzen
De manager beslist. De medewerker hoort de uitkomst in plaats van er een week later opnieuw naar te vragen.
- 04
De planning ziet het resultaat
Goedgekeurd verlof hoort bij het planningsbeeld terwijl het rooster wordt gemaakt.
Timento ondersteunt de aanvraag, de beoordeling, de beslissing en de zichtbaarheid in de planning. Het berekent geen wettelijke rechten en verwerkt geen salaris.
Verbonden met Smart Scheduling
Een rooster hoort niet te beginnen op een leeg raster.
Op het moment dat de week gepland wordt, heeft Timento de medewerkerscontext al in huis die bepaalt hoe een realistisch rooster eruitziet.
Beschikbaarheid
Wie heeft aangegeven te kunnen werken, en wanneer.
Goedgekeurd verlof
Wie er weg is, zodat niemand wordt ingepland in afgesproken vrije tijd.
Contracturen
Hoe geplande uren zich verhouden tot wat iemand contractueel werkt.
Rollen en skills
Wie is ingericht voor het werk, zodat bezetting ook gekwalificeerde bezetting betekent.
Timento bouwt het rooster niet automatisch op basis van beschikbaarheid. Het geeft de planner de context om sneller een beter rooster te maken.
Ontdek Smart SchedulingMinder conflicten vóór publicatie
Vang het in het plan, niet op de dag zelf.
Conflict Detection signaleert terwijl het rooster nog concept is, zodat een fout een planningsprobleem blijft in plaats van een probleem van de medewerker.
- Iemand ingepland tijdens goedgekeurd verlof
- Een dienst die niet past bij de doorgegeven beschikbaarheid
- Overlappende diensten bij dezelfde persoon
- Geplande uren die voorbij de contracturen lopen
- Diensten zonder gekwalificeerde bezetting
Conflict Detection helpt de planner met signalen op basis van de informatie die Timento heeft. Het is een controlehulp, geen garantie dat elke arbeidsregel automatisch wordt afgedwongen.
Open diensten en beschikbaarheid
Als een dienst nog bezetting nodig heeft.
Beschikbaarheid vertelt wie het werk zou kunnen doen. Open Shifts is de manier waarop het werk wordt aangeboden, zonder belrondje.
Publiceer het gat
Een onbezette dienst wordt aan het team gepubliceerd in plaats van opgelost met losse berichten.
Medewerkers reageren
Medewerkers die de dienst kunnen draaien, kunnen reageren vanuit het medewerkersportaal.
De manager beslist
Er wordt niets automatisch toegewezen. De manager bevestigt wie de dienst draait.
Open Shifts maakt een kans zichtbaar. Het is geen marktplaats en wijst niemand automatisch toe.
Diensten ruilen
Medewerkers regelen de wissel, de manager houdt de beslissing.
Soms is het antwoord geen verlof en geen open dienst, maar twee collega's die kunnen ruilen. Ook dat hoort in dezelfde gestructureerde flow.
- 1Medewerkers spreken een ruil af
- 2De aanvraag gaat naar de manager
- 3De manager keurt goed of af
- 4Het rooster toont het resultaat
Een ruil gaat pas in als hij is goedgekeurd. Timento regelt geen vervanging automatisch.
Self-service voor medewerkers
Minder onderbrekingen, betere informatie.
Het meeste verkeer rond beschikbaarheid en verlof is routine. Loopt dat via een gestructureerde flow in plaats van losse berichten, dan houdt de manager tijd over en krijgt de medewerker een duidelijk antwoord.
- Eigen rooster en eigen uren bekijken
- Beschikbaarheid doorgeven en bijwerken
- Verlof aanvragen en de beslissing zien
- Reageren op open diensten
- Een dienstruil voorstellen ter goedkeuring
Routinematige personeelsinformatie komt in één flow terecht in plaats van zich te herhalen in chats, telefoontjes en gangesprekken.
Bekijk het medewerkersportaalOverzicht voor de manager
Zie wat op een beslissing wacht, zonder te zoeken.
De vraag van de manager is simpel: wat wacht er op mij, en wat doet het met de planning.
Openstaande aanvragen
Verlofaanvragen die op een beslissing wachten zijn zichtbaar, niet begraven in een mailbox.
Effect op de planning
Een aanvraag wordt beoordeeld naast de periode die hij raakt, zodat het effect op de bezetting duidelijk is.
Een duidelijke uitkomst
Zodra er is beslist, wordt de uitkomst gecommuniceerd en zichtbaar in de planning, zonder extra bericht.
Dit is operationeel overzicht voor de manager die het werk plant, geen apart analyseproduct voor verzuim.
Verloftypen en saldi
Eerlijk over waar de grens ligt.
Verlof in Timento is operationeel: aanvraag, beoordeling, beslissing en het gevolg voor de planning. Het is bewust geen motor voor wettelijk verlof.
Wat Timento ondersteunt
- Verlofaanvragen ingediend door medewerkers
- Beoordeling met goedkeuring of afwijzing
- Goedgekeurd verlof zichtbaar tijdens het plannen
- Waar saldi worden gebruikt, staan ze naast de aanvraag in plaats van in een apart bestand
- Uren en verzuimcontext die doorlopen naar salarisklare rapportage
Wat Timento niet claimt
- Berekening van wettelijke rechten per land
- Automatische opbouw of verlofstuwmeer
- Verlofboekhouding voor de salarisverwerking
- Garanties over naleving van nationale verlofwetgeving
Heb je administratie van wettelijk verlof nodig, houd dan het systeem dat dat doet. Timento dekt de operationele kant en sluit aan op rapportage waar dat ondersteund wordt.
Waarom beschikbaarheid telt
Elke sector heeft zijn eigen beschikbaarheidsvraagstuk.
Het patroon is hetzelfde, de reden verschilt.
- HotelsParttime teams en serviceploegen die per week veranderen.
- RestaurantsBeschikbaarheid in de avond en het weekend bepaalt of een service bezet is.
- RetailWeekend en avond binnen een team van studenten en parttimers.
- ProductiePloegbezetting waarbij gepland verlof ruim op tijd bekend moet zijn.
- EventsTijdelijke en flexibele crews met beschikbaarheid die per project wisselt.
- RecreatieSeizoens- en weekendkrachten met beschikbaarheid die het seizoen volgt.
- Facilitaire dienstenTerugkerende objectbezetting waarbij één afwezigheid een klantcontract raakt.
Wanneer geheugen geen systeem meer is
Met vijf mensen onthoud je het. Met dertig niet meer.
Gestructureerde beschikbaarheid en verlof is zelden het eerste wat een klein team nodig heeft. Het wordt essentieel precies wanneer de manager het niet meer allemaal in zijn hoofd houdt.
Klein team
Geheugen werkt nog
Een handvol mensen, één planner, en iedereen weet wie er volgende week vrij is.
Groeiend team
Geheugen begint te lekken
Meer mensen, meer aanvragen, meer berichten, en de eerste dienst midden in iemands goedgekeurde vakantie.
Gestructureerd
Een flow in plaats van geheugen
Beschikbaarheid en verlof staan op één plek, en het rooster leest daar elke week uit.
Over meerdere locaties werken managers met het verlof en de beschikbaarheid van de teams waarvoor zij verantwoordelijk zijn.
Passende informatie
Een planner heeft het gevolg nodig, niet de diagnose.
Verlofinformatie hoort operationeel te blijven. Wat telt voor de planning zijn de datums, de status en het effect op de bezetting.
- Datums en duur van de aanvraag
- Status: ingediend, goedgekeurd of afgewezen
- Het effect op de bezetting in die periode
- Toegang die de rol van de medewerker volgt
Timento is er niet op gemaakt om gevoelige medische details te verzamelen als onderdeel van een verlofaanvraag. Verwerking van persoonsgegevens volgt ons privacybeleid.
Van people naar plan
Eén verbonden flow, van medewerker tot gepubliceerd rooster.
Availability & Leave is de schakel tussen People Management en Smart Scheduling. Alles stroomafwaarts wordt daar nauwkeuriger van.
- Medewerker
- Beschikbaarheid / verlofaanvraag
- Beoordeling
- Planningscontext
- Rooster
- Publish & Notify
Elke stap voedt de volgende. Dat is het verschil tussen een rooster op basis van data en een rooster op basis van geheugen.
Systeemgrenzen
Wat dit wel is, en wat niet.
Duidelijk zijn over de randen hoort bij nuttig zijn.
Timento is
- Een operationele flow voor beschikbaarheid en verlof
- Planningscontext voor Smart Scheduling
- Een gestructureerde route voor aanvraag en goedkeuring
- Een verbinding tussen People Management en het rooster
- Een bron van uren en verzuimcontext voor salarisklare rapportage
Timento is niet
- Een volledig HR-systeem
- Een platform voor arbeidsvoorwaarden
- Een rekenmodule voor wettelijk verlof
- Een motor voor salarisrechten
- Een medisch of arbodossier
Timento dekt de workforce-operationslaag en sluit aan op de systemen eromheen waar dat ondersteund wordt.
Vragen en antwoorden
Beschikbaarheid en verlof, uitgelegd
Hoe beschikbaarheid en verlofaanvragen planningsinformatie worden in Timento.
Wat is het verschil tussen beschikbaarheid en verlof in Timento?
Beschikbaarheid is informatie van de medewerker over wanneer hij normaal kan werken. Dat is planningscontext, geen aanvraag. Verlof is een concrete aanvraag voor vrije tijd die een manager goedkeurt of afwijst, en goedgekeurd verlof is zichtbaar terwijl het rooster wordt gemaakt. Timento houdt die twee bewust uit elkaar.
Hoe geven medewerkers hun beschikbaarheid door?
Medewerkers geven in het medewerkersportaal door wanneer ze kunnen werken, op dezelfde plek waar ze hun rooster bekijken. Omdat de medewerker het zelf invoert, hoeft de planner het niet elke week uit berichten te verzamelen.
Hoe werkt een verlofaanvraag?
De medewerker dient de aanvraag in met datums en context, de manager beoordeelt hem naast het rooster dat het raakt, en de aanvraag wordt goedgekeurd of afgewezen. Eenmaal goedgekeurd hoort het verlof bij het planningsbeeld in plaats van dat het een verrassing wordt op de dag zelf.
Waarschuwt Timento als ik iemand inplan tijdens goedgekeurd verlof?
Conflict Detection signaleert terwijl het rooster nog concept is, onder meer bij diensten die botsen met goedgekeurd verlof, overlappende diensten en geplande uren die voorbij de contracturen lopen. Het is een controlehulp op basis van de informatie die Timento heeft, geen garantie dat elke arbeidsregel automatisch wordt afgedwongen.
Houdt Timento verlofsaldi en wettelijke rechten bij?
Waar saldi worden gebruikt, staan ze naast de aanvraag in plaats van in een apart bestand. Timento berekent geen wettelijke rechten per land, doet geen automatische opbouw en voert geen verlofboekhouding voor de salarisverwerking. Het dekt de operationele flow van aanvraag, goedkeuring en planning.
Wat gebeurt er als een dienst nog bezetting nodig heeft?
De dienst kan als open dienst worden gepubliceerd zodat medewerkers die hem kunnen draaien reageren, of twee collega's kunnen een dienstruil voorstellen. Er wordt niets automatisch toegewezen en de manager bevestigt het resultaat.
Welke informatie ziet een manager bij een verlofaanvraag?
Wat telt voor de planning: de datums, de status en het effect op de bezetting. Timento is er niet op gemaakt om gevoelige medische details te verzamelen bij een verlofaanvraag, en toegang volgt de rol van de medewerker.
Vervangt dit ons HR-systeem?
Nee. Timento is de workforce-operationslaag rond beschikbaarheid, verlofaanvragen en planning, met uren en verzuimcontext die doorlopen naar salarisklare rapportage. Het is geen HR-systeem, geen platform voor arbeidsvoorwaarden en geen rekenmodule voor wettelijk verlof.
Minder verrassingen in de planning. Minder herhaalde gesprekken.
Probeer Timento 30 dagen met maximaal vier medewerkers en zie wat er verandert als beschikbaarheid en verlof in het plan belanden in plaats van in je inbox.
30 dagen · Tot 4 medewerkers · Geen creditcard · Persoonlijke onboarding